Praktek mengisi BKU dan Buku Pembantu merupakan cara belajar paling mudah bagi Bendahara. Berikut ini akan dijelaskan praktek pembukuan oleh bedahara.
Dimanapun bertugas seorang Bendahara harus mencatat semua transaksi keuangan. Transaksi keuangan yang berada dibawah pengelolaan Bendahara wajib dicatat kedalam BKU dan Buku Pembantu.
Bagaimana cara mengisi BKU dan Buku Pembantu secara lengkap akan dibahas pada tulisan ini. Secara khusus tulisan ini ditunjukan bagi perangkat desa. Yaitu kaur Keuangan sebagai pelaksana Bendahara Desa.
Namun demikian karena prinsip pembukuan sama saja. Maka cara yang dijelaskan di bawah berlaku bagi semua bendahara. Hanya untuk praktek digunakan contoh kasus keuangan desa.
Praktek Mencatat Penerimaan pada BKU dan Buku Pembantu
Pelajari dengan seksama contoh transaksi keuangan di bawah ini
Desa “A” Kecamatan “B” Kabupaten “C”
Pada tanggal 4 April 2020 menerima tranfer dana desa tahap I sebesar Rp. 300.000.000,-
Pada tanggal 10 April 2020 menerima dana tranfer Alokasi Dana Desa dari Pemerintah Kabupaten sebesar Rp. 100.000.000,-.
Pada tanggal 15 April 2020 menerima Dana Bantuan Keuangan Provinsi sesuai proposal pengajuan bankeu untuk pembangunan irigasi sepanjang 200 m sebesar Rp. 75.000.000.
Bagaimana transaksi penerimaan tersebut ?Transaksi baik penerimaan maupun pengeluaran pertamakali dicatat pada BKU. Maka harus ditulis pada BKU sebagai berikut :
Buku Kas Umum| No. | Tgl | Uraian | Debet (Rp) | Kredit (Rp) | Saldo (Rp) |
| 1 | 4 April | Terima Tranfer DD Thp. I | 300 jt | - | 300 jt |
| 2 | 10 April | Terima Tranfer ADD | 100 | - | 400 jt |
| 3 | 15 April | Terima Bankeu Prov. | 75 | - | 475 jt |
Pencatatan dilakukan setelah dana tranfer dimaksud telah efektif masuk rekening kas desa. Untuk mengetahuinya dengan melakukan print out buku rekening atau melalui fasilitas internet banking.
Dengan diberlakukannya transaksi non tunai bagi lembaga pemerintah dan desa sangat memudahkan memantau lalulintas transaksi bank.
Tidak cukup dicatat pada BKU saja tetapi perlu dicatat juga pada buku pembantu. Gunanya buku pembantu adalah untuk merinci keberadaan uang dan sumber uang.
Dalam contoh di atas seluruh uang berada di bank karena belum ada penarikan. Dan sumber atau asal uang dari Dana Desa, Alokasi Dana Desa dan Bantuan Keuangan Provinsi.
Maka perlu dicatat pada buku pembantu yang merinci keberadaan uang. Untuk mencatat keberadaan uang di bank Bendahara membuat buku pembantu bank/buku bank.
Setiap transaksi yang dilakukan non tunai dicatat di buku bank. Misalnya penerimaan melalui tranfer atau pengeluaran/ belanja melalui pemindah bukuan, semuanya harus dicatat dalam buku bank.
Seperti contoh di atas maka penulisannya pada buku bank sebagai berikut :
Buku Bank| Tgl. | Uraian | No. BKU | Debet (Rp) | Kredit (Rp) | Saldo (Rp) |
| 4 April | Terima Tranfer DD Thp. I | 1 | 300 jt | - | 300 jt |
| 10 April | Terima Tranfer ADD | 2 | 100 | - | 400 jt |
| 15 April | Terima Bankeu Prov. | 3 | 75 jt | - | 475 jt |
Buku bank telah menunjukan posisi keberadaan uang, bahwa uang tersebut ada di rekening bank. Untuk merinci asal/sumber uang, bendahara perlu membuat dan mencatat pada Buku Pembantu lainnya.Karena sumber dana dari tiga sumber maka dibuat Buku Pembantu Dana Desa, Buku Pembantu ADD dan Buku Pembantu Bankeu Provinsi.
Bagaimana pencatatannya, silakan perhatikan contoh di bawah.
Buku Pembantu Dana Desa| Tgl. | Uraian | No. BKU | Debet (Rp) | Kredit (Rp) | Saldo (Rp) |
| 4 April | Terima Tranfer DD Thp. I | 1 | 300 jt | - | 300 jt |
| - | - | - | - | - | - |
Buku Pembantu ADD| Tgl. | Uraian | No. BKU | Debet (Rp) | Kredit (Rp) | Saldo (Rp) |
| 10 April | Terima Tranfer ADD | 2 | 100 jt | - | 100 jt |
| - | - | - | - | - | - |
Buku Pembantu Bankeu Provinsi| Tgl. | Uraian | No. BKU | Debet (Rp) | Kredit (Rp) | Saldo (Rp) |
| 15 April | Terima Tranfer DD Thp. I | 3 | 75 jt | - | 75 jt |
| - | - | - | - | - | - |
Sampai disini apa yang bisa diambil sebagi pelajaran. Yuk kita sama-sama simpulkan.
Setiap transaksi harus dicatat oleh Bendahara pada BKU, sedangkan buku pembantu hanya mencatat yang ada di BKU.
Kenapa demikian ?
Semua transaksi akan dicatat di Buku Kas Umum. Kalau hanya dicatat dalam satu buku maka akan kesulitan bagi Bendahara atau pun pihak lain yang membutuhkan informasi keuangan.
Misalnya ketika ada pemerikasaan ada yang menanyakan berapa saldo kas dan dimana keberadaan uang tersebut. Pasti akan butuh waktu lama untuk menjawabnya. Karena Anda harus merekap satu persatu dari BKU.
Lain halnya jika Anda mengerjakan buku pembantu seperti contoh di atas. Buku Bank menunjukan uang yang ada di bank, buku kas bendahara menunjukan uang yang ada di Bendahara.
Sedangkan untuk mengetahui sumber uang dan jumlahnya dapat dilihat langsung di buku pembantu Dana Desa, Add, Bankeu atau buku pembantu yang lainnya. Pada prinsipnya buku Pembantu dibuat jenis dan banyaknya sesuai kebutuhan.
Jumlah akhir yang ada pada BKU dengan yang ada pada Buku Pembantu harus sama. Jika berbeda maka bisa disebabkan karena buku pembantu mencatat transaksi yang tidak ada di BKU. Atau ada transaksi di BKU yang tidak dicatat di buku pembantu.
Itulah sebabnya kenapa buku pembantu hanya mencatat yang ada pada BKU, supaya antara keduanya balance dan sesuai prinsip-prinsip pengelolaan keuangan yang benar.
Praktek Mencatat Pengeluaran pada BKU dan Buku Pembantu
Langsung saja contoh kasusnya seperti kronologis berikut :
Pada tanggal 20 April Kasi/Kaur sebagai PTPKD yang menangani pembayaran siltap mengajukan SPP pembayaran Siltap bulan Januari sampai Maret. Sebesar Rp. 23.500.000,- sebagaimana SPJ terlampir dengan perincian : Kepala Desa 7,5 jt, Sekdes 6 jt dan 7 orang perangkat Rp. 10,5 jt.
Pada tanggal 30 April diterima SPP sebesar Rp. 37.500.000,- Pembangunan irigasi, lengkap dengan SPJ 50 % dari Kasi/PTPKD yang menangani.
Jika seluruh pembayaran di atas dilakukan dengan transaksi non tunai, bagaimana bendahara mencatat pembukuannya.
Maka Bendahara mencatat pada BKU sebagai berikut :
Tanggal 20 April ditulis pembayaran siltap Rp. 23.500.000,- di kolom kredit karena mengurangi kas.
Pada tanggal 30 April ditulis Pembayaran Kegiatan Pembangunan Irigasi Rp. 37.500.000,- dikolom kredit.
Buku Kas Umum| No. | Tgl | Uraian | Debet (Rp) | Kredit (Rp) | Saldo (Rp) |
| 1 | 4 April | Terima Tranfer DD Thp. I | 300 jt | - | 300 jt |
| 2 | 10 April | Terima Tranfer ADD | 100 | - | 400 jt |
| 3 | 15 April | Terima Bankeu Prov. | 75 jt | - | 475 jt |
| 4 | 20 April | Dibayar Siltap | - | 23,5 jt | 451,5 jt |
| 5 | 30 April | Dibayar Bel Keg Pemb irigasi | - | 37,5 jt | 414 jt |
Karena pembayaran dilakukan non tunai atau dengan cara pemindah bukuan bank, maka saldo bank akan berkurang. Pengurangan ini dicatat pada buku pembantu bank pada kolom kredit. Hasil pengisiannya seperti ditunjukan pada tabel di bawah.
Buku Bank| Tgl. | Uraian | No. BKU | Debet (Rp) | Kredit (Rp) | Saldo (Rp) |
| 4 April | Terima Tranfer DD Thp. I | 1 | 300 jt | - | 300 jt |
| 10 April | Terima Tranfer ADD | 2 | 100 | - | 400 jt |
| 15 April | Terima Bankeu Prov. | 3 | 75 jt | - | 475 jt |
| 20 April | Dibayar Siltap | 4 | - | 23,5 jt | 451,5 jt |
| 30 April | Dibayar Bel Keg Pemb Irigasi | 5 | - | 37,5 jt | 414 jt |
Selanjutnya untuk mencatat dari mana sumber pengeluaran uang tersebut, Bendahara mencatat pengeluaran Siltap pada buku pembantu Kas ADD. Sedangkan pengeluaran kegiatan pembangunan irigasi di buku Pembantu Kas Bankeu Provinsi.
Buku Pembantu ADD| Tgl. | Uraian | No. BKU | Debet (Rp) | Kredit (Rp) | Saldo (Rp) |
| 10 April | Terima Tranfer ADD | 2 | 100 jt | - | 100 jt |
| 20 April | Dibayar Siltap | 4 | - | 23,5 jt | 76,5 jt |
Buku Pembantu Bankeu Provinsi| Tgl. | Uraian | No. BKU | Debet (Rp) | Kredit (Rp) | Saldo (Rp) |
| 15 April | Terima Tranfer Bankeu Prov. | 3 | 75 jt | - | 75 jt |
| 30 April | Dibayar Bel. Keg Pemb irigasi | 5 | - | 37,5 jt | 37,5 jt |
Sampai disini kita dapat mengecek benar tidaknya pembukuan yang sudah dibuat. Kita dapat mengecek jumlah saldo akhir kas baik saldo kas bank maupun yang ada di kas bendahara.
Cara mengeceknya yaitu saldo pada BKU harus sama dengan jumlah saldo yang ada pada Buku Pembantu. Pada contoh yang dikerjakan di atas saldo pada BKU yaitu Rp. 414.000.000.
Jumlahnya sama dengan jumlah saldo pada Buku Pembantu Kas Dana Desa ditambah Saldo pada Buku Pembantu Kas ADD ditambah saldo pada Buku Pembantu Kas Bankeu Prov (300 jt + 76,5 jt + 37,5 jt = 414 jt).
Sedangkan saldo pada Buku Bank sama dengan saldo pada BKU karena seluruh saldo kas Bendahara berupa saldo bank, bendahara tidak menyimpan uang tunai. Kalau Bendahara melakukan tarik tunai yang tidak langsung digunakan akan disimpan sebagai Kas Tunai dibendahara.
Maka jumlah saldo di BKU harus sama dengan jumlah uang yang ada di saldo Bank dan saldo Kas di Bendahara.
Prinsip pengisian BKU dan buku pembantu sebenarnya sangat sederhana seperti yang telah Anda baca. Yang membedakan pada praktek tidak sesederhana contoh yang saya berikan. Namun tetap saja prinsip pengerjaannya sama.
Sumber:https://format-lengkap-administrasi-desa.blogspot.com/2020/04/praktek-mengisi-bku-dan-buku-pembantu.html
